Onboarding à distância: Programas de Buddies
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Nos últimos 2 anos, milhares de pessoas pelo mundo inteiro iniciaram novas funções a partir de suas casas. Através de um ecrã procuraram memorizar caras e nomes, mapear áreas e funções e, acima de tudo, criar relações. Para muitos, passar-se-iam meses até que tivessem oportunidade de conhecer os colegas pessoalmente. Outros nunca terão chegado a fazê-lo.
Hoje, ainda que o teletrabalho já não seja obrigatório em Portugal, muitas empresas estudam e testam formas mais ou menos flexíveis de o manter. É expectável que muitos processos de integração de novos colaboradores continuem a acontecer remotamente. Importa por isso desenhar soluções que promovam a criação de relações informais e de uma rede de suporte para os recém-chegados, ainda que à distância.
Não se tratando de uma ideia especificamente concebida para o formato remoto ou híbrido, um Programa de Buddies pode dar resposta a estes novos desafios.
Um Buddy é um colega que acompanha o novo colaborador durante o seu período de integração, assegurando a sua familiarização com as pessoas, as ferramentas, os procedimentos e a cultura da empresa.
Alguns estudos preliminares sobre este tipo de programas apontam para o seu potencial na promoção da saúde mental no trabalho, quer pela componente de apoio social, quer pela redução do stress associado ao início de uma nova função, na medida em que o Buddy poderá partilhar informação sobre a mesma, ajudar a gerir expectativas, oferecer sugestões sobre como definir prioridades e facilitar o desenvolvimento de uma rede de contactos interna.
A relação pode, aliás, ser proveitosa para ambas as partes: através da participação num programa estruturado, o Buddy poderá desenvolver capacidades de relacionamento interpessoal, acompanhamento e aconselhamento, além de aceder a novas ferramentas, técnicas e pontos de vista trazidos pelo novo colaborador. É também uma oportunidade única para olhar a organização da perspetiva de quem vem de fora.
Pistas para a implementação
Um Programa de Buddies envolve, entre outros, a identificação e eventual seleção de participantes, a formação dos mesmos, a definição de critérios para a constituição dos pares, a comunicação com todos os intervenientes e a avaliação de resultados.
A investigação disponível e a experiência prática na implementação deste tipo de Programas fornecem-nos algumas pistas sobre os factores críticos a considerar no seu planeamento:
A existência de balizas temporais: é importante que a duração do Programa (que se aconselha que tenha no mínimo 3 meses) seja comunicada claramente a ambas as partes, para uma eficaz gestão de compromisso e expectativas.
A disponibilidade dos Buddies: é fundamental garantir que os Buddies têm tempo para alocar a esta função de acompanhamento, ao invés de se encarar esta missão como um “já agora” que será necessário encaixar numa agenda já de si sobrecarregada.
A frequência das interações: num programa piloto implementado na Microsoft, quanto mais frequentes as interações dos Buddies com os novos colaboradores, mais estes sentiam que estavam rapidamente a tornar-se produtivos nas suas novas funções. As conversas podem acontecer presencialmente ou por videochamada, mas é recomendado que, pelo menos durante o primeiro mês, tenham uma cadência semanal.
A constituição do par: existe algum consenso quanto à ideia de que Buddy e novo colaborador devem ter funções dentro da mesma área e, se possível, reportar à mesma pessoa. A dificuldade em compreender e enquadrar os desafios inerentes à função que o novo colaborador irá desempenhar pode criar frustração para ambas as partes.
A capacitação dos Buddies: tratando-se de uma missão nova, importa preparar os Buddies para o seu novo papel, alinhando expectativas e regras base e partilhando orientações e sugestões sobre iniciativas, práticas e rituais a manter durante o Programa.
A avaliação do Programa: é fundamental que existam mecanismos de avaliação da satisfação de ambas as partes, não só no final, mas durante o Programa, para que se possam identificar eventuais desafios e agir atempadamente sobre os mesmos.
A generalização do trabalho remoto traz consigo a promessa da diversidade, através da eliminação das barreiras físicas ou geográficas à contratação. Fazer cumprir essa promessa implica, porém, criar as condições para que os novos colaboradores tenham acesso a uma experiência de acolhimento e integração próxima e humana, independentemente do contexto (presencial ou remoto) em que ela aconteça.
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Fontes consultadas:
Implementing a buddy system in the workplace, John Cooper & Judy Wight, Project Management Institute, 2014
Buddying at onboarding to prevent depression and anxiety in young adults in the workplace, Insight analysis report prepared for The Wellcome Trust, 2020
Every new employe needs an onboarding “Buddy”, Dawn Klinghoffer, Candice Young & Dave Haspas, HBR, 2019
How Onboarding “Buddies” can revolutionize the new hire process, Jenna Berris, OnShift, 2020